メンター制度とは、年齢や社歴が近い先輩社員が後輩社員をサポートする制度です。
人材不足とビジネスの高速化・複雑化を受け、メンター制度を導入する企業は増えています。そこで今回は、そんなメンター制度の基本や注目されている背景、効果、導入する際の５つのポイントをご紹介します。
メンター制度とは、所属する部署の上司とは別に、年齢や社歴が近い先輩社員が後輩社員をサポートする制度です。サポートする側の先輩社員をメンターと呼び、サポートされる側の社員のことをメンティと呼びます。メンター制度では、役員クラスがメンターで次期マネージャー候補をメンティにするものや、中堅社員がメンターで新入社員をメンティとするものなど、様々なものがあります。本記事では、主に新入社員を育成対象としたメンター制度についてご紹介していきます。
基本的に、メンターとメンティは１対１で組合わされます。メンターはメンティとの会話を通じて、キャリアアップの支援をしたり、仕事やプライベートにおける相談に乗ります。メンティが社内に定着し、自立的に活躍できる人材となっていけるよう、バックアップを行うのがメンターの役割です。
直属の上司がメンターを兼ねるという選択肢もないわけではありません。ですが、部下が複数いる際にメンティとのコミュニケーションを密に行うことは難しく、忙しそうな上司へ相談をすることに抵抗を覚える部下も多くいます。そのため、メンターにはメンティが気軽に相談しやすい人材や部下を持っていない人材を選ぶ傾向があります。例えば入社3～4年の先輩社員などです。
では、昨今メンター制度が注目を集めているのはなぜでしょうか？
メンター制度が注目されている背景には、下記の2つの理由があります。
では、それぞれについて解説していきます。
日本では今後数十年にかけて、労働人口が減少し続けていきます。また、転職市場の活発化により、人材の流動化も進んでいます。そのため、採用コストを抑制するためにも、これまで以上に若手社員の離職防止が重要になっています。メンター制度を実施することによって、新入社員が会社に馴染むのを促し、社内に悩みを相談できる環境を作れるため、離職防止・早期定着という観点での効果が期待されています。
20~30年前まで、組織管理や人材育成においては「優秀な社員とは、言われたとおりに実行する社員だ」というのが一般的でした。しかし、変化の激しい現代社会において、上司や経営者の判断を待っていては実行のスピードが遅くなってしまいます。そのため、上司の指示を待つのではなく、自ら考え判断する能力を持った人材がより強く求められるようになってきています。こうした人材の育成にうってつけなのが、メンター制度です。
メンター制度とは、メンターとメンティが双方向のコミュニケーションを取り、メンティの自立的・自発的な成長活動を支援することです。メンターの役割には、お手本としてキャリアのロールモデルとなることも含まれています。そのため、メンティはキャリア計画を描きやすくなり、自己の課題発見や自発的な努力を促すことができます。自ら考えて行動できる人材になるためには、計画を立てる力や課題を捉える力が欠かせません。メンター制度は、まさにその計画力や課題把握力の習得を促進する施策としても活用することができます。
それでは、企業におけるメンター制度の効果にはどのようなものがあるでしょうか。 メンター制度によって得られる効果は、主に4つあります。
では、それぞれについてご紹介していきます。
一つ目は、社内コミュニケーションの活性化です。メンターとメンティはその性質上、頻繁にコミュニケーションを取ることになります。社内で１対１のコミュニケーションを密に取ることがあまり無い企業にとって、メンター制度は個別的なコミュニケーションを促進する施策としても効果が期待できます。
二つ目は、メンターのマネジメントスキルの上昇です。メンター制度を導入することで、メンターはメンティの仕事やプライベートの相談に乗り、メンティのキャリア形成の支援を行うことになります。これらの活動は部下のマネジメントに通じる点があり、マネジメントを練習する良い機会となります。
三つ目は、メンティの精神的なケアです。メンターがメンティに対して行う活動のことを「メンタリング」といいます。メンタリングでは、目標達成や行動計画についての話だけでなく、私生活や人生設計に対する相談やアドバイスも含まれています。もちろん、お互いを信頼できる関係性があることを前提としていますが、何でも相談できる相手がいることで、メンティの精神的な安心感を高めることができます。ただ、昨今ではパワハラなどの観点から、私情に立ち入りすぎることを良しとしていません。そのため、私生活や人生に関する相談は必須事項ではなく、相手から相談があれば行うという認識が重要となります。
先ほども紹介したように、メンター制度は自立的な人材の育成に効果的な手段です。なんでも相談できる相手がいることで、自分から答えを探し行くことや、自分で考えたアイデアの提案を促すことができます。これは、メンターとメンティに「上司と部下」「確認する人確認される人」という関係性がなく、間違えることに対するメンティの不安や恐れを抑えられるからだとも言えます。メンターからのアドバイスをもらうことで、アイデアを実行に移すことに自信がつきます。そして、実行したことが成果や成長につながることで、メンティはより自立した社員へと成長していきます。
では、メンター制度を社内に導入する際には、どういったことに気をつければよいのでしょうか。
メンター制度を導入する際のポイントは、大きく分けて５つあります。
では、それぞれについて解説していきます。
まずは導入の目的を明確にすることが大切です。メンターのマネジメントスキル上昇を主な目的にするのか、若手社員の早期定着や離職防止を主な目的にするのか、それとも社内コミュニケーションの活性化を主な目的にするのかで、その後の制度設計も異なってきます。メンター制度を導入する目的が曖昧なままだと、せっかく導入してもコストの無駄となってしまうので注意が必要です。
次に、メンター制度のルールを決めます。メンターとメンティの面談は月に何度行うのか、一度につき何時間行うのかなど、予めルールを明確に決めておくことが大切です。特に重要なルールとして、守秘義務があります。まず、メンター制度においては、メンティがメンターに対してプライベートの悩みを相談できる関係である、ということが前提になります。したがって、相談を受けたメンターには、守秘義務を設けることが一般的となります。
また、導入目的がメンティの離職率低下である場合は、メンター・メンティの関係を解消する権利をお互いに持たせることも重要です。お互いのコミュニケーションが噛み合わないままメンター制度を続けても逆効果になり、離職の引き金となってしまう危険性があります。あまりにも関係が不良であれば、メンターとメンティの関係を解消して新たなコンビを組ませる必要があります。
メンターとメンティの組み合わせの選定は慎重に行っていく必要があります。メンターとメンティの相性が合わないと、お互いに言っていることが理解しづらくなって円滑なコミュニケーションが取りにくくなり、メンター制度が逆効果となってしまいます。ですから、メンターとメンティの選定に当たっては、同じような行動特性を持つ人同士を組ませることが重要となります。そうすることで、メンター制度のより効果的な運用が可能となります。
人の行動特性を分類する方法としては、DiSC理論が有名です。DiSC理論では、人間の行動パターンはD(Dominance/主導）、i(influence/感化）、S(Steadiness/安定）、C(Conscientiousness/慎重)の４つのタイプに分けられると考えられています。DiSC理論における同じタイプの人同士はコミュニケーションを取るうえで共感性を覚えやすいため、長期的なコミュニケーションを築きやすくなる性質があります。メンターとメンティの組み合わせを考える際には、ぜひDiSC理論を有効活用してみてください。
また、メンティーが今後身に着けるべき能力を既に持っている人をメンターに沿えるのも有効な手法です。メンターは、メンティの見本になるべき存在ともいえます。メンティがメンターの能力をそばで盗むことによって、メンティの早期成長も期待できるようになります。
メンター制度は、メンターとメンティに対して密なコミュニケーションを要求します。特にメンターにとっては新たな業務であり、マネジメントに近い業務でもあるため、メンター制度はメンターにとって大きな負担になることがあります。メンター制度がメンターの新たなストレスの原因になっては元も子もないので、メンター制度を導入する場合は、メンターに対して導入意図や負担の範囲をしっかりと説明する必要があります。メンターとメンティの面談は必ず業務時間内の作業とし、終業後にメンティから個人的な相談があった場合も、業務に含めてあげることが重要です。
メンター制度は通常、月１～２回程度の導入となります。その性質上、頻繁に行うものではないため、メンターのマネジメントスキルの上昇や、若手社員の早期定着といった効果が得られるまでには時間がかかります。メンター制度を導入する場合は、効果が出るまでには時間がかかるということを認識した上で、長期的視点に立って導入を進めることが重要です。
メンター制度は効果が出るのに時間はかかりますが、メンター役に対してはマネジメントスキルの上昇、メンティ役に対しては早期定着と離職防止といった効果が生まれる、大きなメリットのある制度です。メンター制度を実際に導入する場合は、目的やルールを明確にすると同時に、メンターとメンティの組み合わせを慎重に判断し、メンターに過剰な負担がかからないようにケアを行っていくことが重要です。
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