ミスをしても謝るだけで解決策を考えないと、同じミスを繰り返す原因となります。自分のミスをメモに残し客観的に把握する、仕事のチェックリストを作るなどがミスを直す上で効果的です。この記事では、同じミスを繰り返す部下に対し、上司ができることを解説します。
仕事で同じようなミスを繰り返す人は、仕事の手順を理解していない、余裕がない、ミスを認めないなど、いくつかの原因がありますので解説します。
新入社員などが同じミスを繰り返す時に考えられる原因は、そもそも、正しい仕事の仕方を理解していない可能性があります。あるいは、正しいという思い込みで仕事をしている場合もあるでしょう。また、マニュアルがあるのに読まないでミスをする人も、このパターンに当てはまります。
メールを送る、商品を納品するなど、どのような仕事も最終確認を確実に行うことで、大きなミスは防げるでしょう。何度もミスを繰り返す人の中には、チェックをしていなかったり、おざなりだったりすることが多いと考えられます。最終確認までが仕事であると、意識しましょう。
話を聞いていない人も、同じようなミスを繰り返します。上司の説明やクライアントの要望など、仕事では相手の話を聞いて理解する場面が多々あります。メモを取るのはもちろんのこと、人が話をしている時は余計なことを考えない、わからないのに「はい」と返事をしないようにしましょう。
仕事をスムーズにこなすためには、“段取り”が不可欠です。ミスの多い人は、段取りができておらず、行き当たりばったりで仕事をしているのかもしれません。優先順位をつけず、仕事にかかる時間を理解しないまま進めていると、いざトラブルが発生したとき、全てが回らなくなってしまいます。段取り不足は、結果としてミスの頻発に繋がってしまうでしょう。
何度も同じミスを繰り返す人は、1つのミスで会社や自分にどのような影響があるか考えていないことも多いでしょう。たとえば、メールアドレスと送付先氏名の不一致は、些細なミスのように見えても、実は“個人情報の流出”という危険と隣り合わせです。ハインリッヒの法則が示すとおり、1件の重大な事故の裏には、300の怪我に至らない事故が積み重なっていることを肝に銘じましょう。
ミスをしても「ごめんなさい」で終わってしまう人も、同じミスを繰り返します。本来ミスをしたら、「同じことを繰り返さないためにどうすればよいか」を考える必要があります。謝って許してもらえる状況が続くと、「ミスをしても謝ればよい」と考えてしまい、再発防止にまで考えが及ばなくなってしまいます。謝るよりも、同じことを繰り返さないことの方が大切です。
ミスに対して言い訳をしてしまう人も、同じ失敗を繰り返すでしょう。言い訳をする背景には、自分の非を認めたくない、プライドを傷つけられたくない心情があるのでしょう。誠実に自分の非を認め、しっかりと改善できる人こそ尊敬されると理解しましょう。
何度も同じミスを繰り返してしまう場合、背景にある行動を改めてみましょう。行動を変えることで同じミスを防げるでしょう。ミスを繰り返す部下には、以下のポイントを伝えるようにしてください。
同じミスを繰り返すときは、なぜミスが起きたのか原因を考えましょう。たとえば、毎回納品物の最終確認をしていない結果、個数を間違えているなど、振り返りを行うことでミスのパターンが見えてくるはずです。ミスの原因が分かったら、対処方法を考えましょう。
同じミスを繰り返す人の中には、そもそもミスをしたことを忘れてしまう人もいます。自分の犯したミスをまとめた“間違い帳”を作り、仕事の前に確認しましょう。何度も繰り返すミスと原因を確認すると、同じミスは減っていくでしょう。
ミスを犯す原因の1つに焦りがあります。始業時間ギリギリに会社に到着し、すぐに上司から仕事を頼まれていては、自分のペースが乱れたまま仕事が進みます。朝は10～15分程度早めに出社し、その日のスケジュールを確認するなど、心の余裕を持ってスタートしましょう。
日常業務はルーティン化し、仕事のパフォーマンスを上げましょう。あらかじめ手順を決めることで、不必要な悩みが減り、仕事に集中できます。また、毎回同じことを繰り返していると、小さなミスや変化に気付きやすくなります。仕事にかかる時間も把握しやすくなるため、急なトラブルにも慌てず対処できるでしょう。
上司から説明を受ける際や電話応対のときは必ずメモを取りましょう。メモを取ることで、大切な内容を忘れずに済みます。また、メモを取る際は後から見直せるようにする、取ったメモをなくさないことも大切です。メモは手書きだけでなく、スマートフォンやパソコンに入力して記録を残す、先方が許すなら録音するなどの方法も有効です。
仕事の最後に、何を確認すればよいかチェックリストを作成し、都度確認することもミス防止に役立ちます。たとえば、メール送信ならアドレス・CC・件名・本文の誤字脱字・宛名など、必ず確認する項目をまとめておきましょう。ただし、チェック作業は形骸化すると意味がありませんので、本当に必要な確認事項に絞り、リストを作成しましょう。
部下が同じミスを繰り返す場合は、個人の性格の問題と捉えず、ミスを繰り返さない仕組みを作りましょう。部下に対して上司ができることを紹介します。
仕事の方法を教えたら、本当に理解しているか部下に説明してもらって確認しましょう。自分で説明できない場合、話を聞いているように見えて、理解できていない可能性があります。ミスの多い部下には、説明と復唱をセットにするとよいでしょう。
一人では見落としてしまいがちなミスも、複数人で確認を行えば事前に予防することが可能です。複数人でミスを確認できる業務フローを作成するなど、チェック体制を整えてミスをカバーし合える環境づくりを心がけましょう。ミスを個人の責任にするのではなく、チーム全体の責任として捉え、業務に関わる全員で改善していきましょう。
困ったときに質問できない環境もミスの誘発に繋がりますので、相談しやすい環境を整えましょう。もし、上司が忙しく、なかなか対応できないなら、Q＆Aをまとめたマニュアルや手順書を作成する、ビジネスチャットを導入するなどでもよいでしょう。
失敗に対して部下を指導する際は、相手の性格を見極めて、効果的に行いましょう。例えば、失敗したことを反省し、自信をなくしている部下には、叱責するより改善策を一緒に考える方が有効でしょう。逆に、間違いを自覚していない部下に対しては、事の重大さを理解させた方がよいでしょう。
何度も同じ失敗を繰り返す場合、部下が仕事の方法や目的を理解しているか確認しましょう。合わせて、ミスによりどのような事態が起こるか想像できるようにするのも効果があるでしょう。仕事の重要性やミスが起こったときの最悪の結末がわかれば、責任感も芽生えるはずです。
同じ失敗を繰り返す部下に対して、感情的に叱責したり、人格を否定したりすると、パワーハラスメントになりかねません。同じミスを繰り返す部下に対して上司がしてはいけないことを解説します。
何度も同じミスを繰り返されると、つい感情的になってしまいますが、それでは部下が萎縮してしまい問題の解決にはつながりません。叱責する際は、理路整然と相手に間違いを説明しましょう。
間違いの多い部下に対して、「性格がだらしない」「頭が悪い」など相手の人格否定は絶対にしてはいけません。人格の否定は精神的苦痛を与える行為であり、パワーハラスメントに該当します。ミスが繰り返し起こるのは、人格の問題ではなく、仕事の仕組みの問題と捉えましょう。
叱責が必要な場合は、他の部下がいないときにしましょう。大勢の前で叱る行為は、部下にも周囲の社員にも悪影響を及ぼします。毎日のように叱責されている同僚を目の前にすれば、同じ目に遭いたくない心理からミスを隠す部下が現れるかもしれません。どうしても叱責が必要なら、人目につかない場所で感情的にならず、短時間で済ませるようにしましょう。
「教えたのになぜできないのか」と上司が自己正当化し、怒りを露わにするのもよくありません。教えたのは事実だとしても、部下がミスを繰り返しているなら、問題の解決にはなっていません。どうすれば部下が仕事を理解し、ミスを防げるかを考えましょう。
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再発防止策を講じず謝るだけで終わってしまうと、同じミスを防ぐことはできません。また、上司はミスを部下個人の能力の問題と捉えるのではなく、仕事の仕組みの問題と捉えることで、建設的な解決策を見つけられるでしょう。同じミスが起こったら、原因を突き止めることが解決の糸口となるでしょう。
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