報連相とは、「報告」「連絡」「相談」の3つをまとめた造語です。報連相は、ビジネスにおけるコミュニケーションの基本として、新入社員の研修やフォロワーシップの研修などでよく紹介されています。今回は、そんな報連相について、その歴史と概要、また実際に報連相を行う目的とコツをご紹介します。
報連相とは、先ほども述べたように、「報告」「連絡」「相談」というビジネスにおける3つの基本的なコミュニケーションをわかりやすいようにまとめた言葉です。では、この報連相が作られた経緯とその概要について見ていきます。
報連相の始まりは、1982年の山種証券の社長である山崎富治氏が社内のキャンペーンとして始めたのがきっかけだと広く知られています。山種富治氏が報連相というアイデアを思いついた経緯には諸説あり、山種富治氏がお風呂で思いついたとされる説や、日本青年会議所で会頭をしており、山種証券の前身である山崎種二商店を設立した山崎種二氏が若いころに思いついたものだとする説もあります。
報連相は「報告」「連絡」「相談」の3つの要素で構成される造語です。そこで、「報告」「連絡」「相談」のそれぞれの意味についてご紹介します。
報告とは、仕事や業務を依頼された者が、その進捗や業務の結果を依頼者に対して知らせることを言います。プロジェクトで同じチームになったメンバーや、業務の指示を受けた上司への報告は、自身の業務が完了したことやどのような結果になったのかを共有することを意味します。また、その報告が次の業務を調整する判断材料にもなるため、組織として仕事やプロジェクトを円滑に進めるための重要な役割を果たします。
連絡とは、自身が持っている情報を関係者に知らせることです。連絡で扱う情報は、事実ベースのものであり、連絡する際には自身の意見や見解とは区別する必要があります。適切な連絡は小さなミスなどの対処に役立つほか、大きな問題の発生を事前に予告することや、問題を防止するために重要な役割を担っています。このような重要な役割を担っているため、連絡の際にはその正確性が最重要ポイントとなります。連絡をしても、受け取った人との間で認識の違いがあった場合には、せっかくの連絡が無意味になるだけでなく、その不適切な連絡によって組織全体が混乱する可能性があります。
相談とは、なにか物事の判断を下す場合や、不明な点があって行き詰ってしまった場合に、意見やアドバイスを求めることを言います。自身ではどうしようもなくなったときには、相談することで悩む時間を短縮でき、生産性高く業務を進めることにもつながります。ただ、自身のなかで結果がある程度推測できている場合には、自身で判断を下してもよく、その場合は結果についての報告をしっかりと行えば問題ありません。つまり、なんでもかんでも相談すればいいということではなく、自分でできることは自分で判断し、連絡や報告を適切に取ることで周りとの連携を取りながら仕事を進めます。そして、自分ではどうにもできない案件に関しては相談を行います。
それでは、報連相を行う目的とは何でしょうか？
報連相を徹底することによって、お互いに誰が今何の業務をどこまで進めているのかを明確にし、プロジェクトの進捗や状況の把握を円滑に進めることが目的です。
報連相によってミスや問題点にも早く気づき、事前に関係者が連携して対処することができるようにします。そのことによってお客様とのトラブルに発展する前に問題解決へと導くことが目的です。
報連相を意識することによって、密なコミュニケーションを取ることになります。活発な話し合いを重ねる中で、お互いが何を考えているのかを把握し、相互理解に繋げることが目的です。
では、この報連相を実際に行うにあたって、「報告」「連絡」「相談」のそれぞれにおける準備段階と実施段階のコツをご紹介します。
適切な報告をするための事前準備と報告するときのコツは下記の通りです。
報告が必要な事項を整理し、内容とポイントを洗い出します。そのうえで、今回の報告にどのくらいの時間が必要かを明確にしておきます。
報告をする際の方法を決定します。代表的な方法としては、「対面」「電話」「メール」などが挙げられます。
報告をする相手を決め、報告するタイミングを計ります。所要時間を伝えて調整していくのが基本ですが、緊急のものの場合は、今すぐに報告が必要なことを伝えて相手の判断を仰ぎます。
報告では、間違いなく、効果的かつ効率的に行うことがポイントとなります。そのため結果までの過程と要点、自身の見解は事前に整理しておきます。
報告する際には、相手の表情と反応に注目し、内容が伝わっているかを確認します。また、相手の機嫌が悪くなった場合でも、最低限必要な情報は必ず報告します。
報告が完了したら、次の指示があるかどうかを確認します。指示があった場合には、確実に理解するために、メモや復唱をするなどの工夫をします。
適切な連絡を行うための事前準備と連絡するときのコツは下記の通りです。
連絡をする前に、まずは連絡が必要な事項を確認します。その情報を自分のみが抱えている状態
連絡内容が決定したら、その内容の関係者を洗い出し、連絡する相手を決定します。
連絡相手が決まったら、連絡をする日時を定めます。あらかじめ連絡する時間が決まっている場合は、それに従いましょう。
連絡内容と相手を加味して、適切な方法を選びます。代表的な方法としては「対面」「電話」「メール」「文書」「会議」などがあります。
連絡事項の中で最も重要なポイントは、確実に伝えるために意図的に繰り返します。繰り返す時には、時間を空けて何度も連絡する、連絡の手段を変えるなどの工夫をするといいでしょう。
連絡をしたら、相手が内容を受け取ったことを確認するために、返事をもらいましょう。返事がない場合は、何かしらの原因で伝わっていない、もしくはその他の案件に埋もれてしまっている可能性があります。
適切に相談をするための事前準備と相談をするときのコツは下記の通りです。
相談をしたい場合には、相談する内容をしっかりと整理しておきます。現状がどうなのか、どんな状態になりたいのかを、まずは明確にします。
相談する内容が決まったら、その相談にどのくらいの時間が必要なのかをざっと見積もります。
相談の内容に合わせて、適切な立場、適切な能力を持っている人を見極めます。相談相手を間違えると、相談をしたものの力になってもらえず、相手の時間を余分に奪ってしまいます。相談に適した相手を見つけられるように、普段からどの人がどのような能力を持っているかに気を配るといいかもしれません。
相談相手が決まったら、割り出した所要時間を参考にしながら相談のタイミングを調整します。
相談をする際、現状と理想の状態を伝えるのに口頭だけでは理解しづらいと判断できる場合には、適切な資料を作成し、相談に備えます。
準備の段階で明確にしたように、現状と理想の状態をしっかりと伝えます。そのうえで、自身がどのように捉えているか、考えているかを共有します。
相談のときには、建前はわきに置いて、自身の本音を伝えます。自身から本音で話すことで、相談相手からも本音のアドバイスを受けることに繋がります。
相談の際に、自分が伝えるだけで終わってしまわないように気を付けます。しっかりと相談相手に意見を求め、案やアドバイスを確実にもらい、メモしておきます。
報連相は、ビジネスの中でもっとも基本的なコミュニケーションスキルだと言われていますが、実際には意識することも多く、適切な報連相をするためには様々な工夫が必要です。そして、企業ごとに報連相のテンプレートと言ったものもあるとは思いますが、やり方だけでなく、行う目的やポイントを押さえていない状況に合わせた適切な報連相ができない可能性があります。新入社員の研修やOJTでは、ただやり方を教えるだけではなく、報連相にどういった目的があり、どういったコツがあるのかの両方を合わせて伝える必要があります。
これから、新入社員の研修を担当する方、OJTのトレーナーとなる方、実際に報連相を覚えて実践していくすべての方に、この記事を通して少しでも力になれたならば幸いです。
今回の記事では、報連相の考え方と技術について紹介してきました。ですが、報連相は技術だけではうまくいかない場合もあります。本書は、報連相に必要な技術だけでなく、マインド（観点）についても紹介されています。また、報連相をする側の視点以外にも、報連相を受ける側が意識すべきことについても触れられています。入社時に学ぶものと思われがちな報連相ですが、真に質の高い報連相を行うことで、組織力やチーム力が上がることを教えてくれます。より高いレベルの報連相について学びたい方におススメの一冊です。
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