さまざまなビジネスシーンで必要となる「報告書」。仕事を始めたばかりの方の中には、報告書の書き方が分からず困っているという方も多いでしょう。チームのメンバーに、より良い報告書を書けるようになってもらうべく、日々頭を悩ませている方もいるかもしれません。
報告書の作成は、時に事務的な作業となってしまいがちです。しかし、実は社員の成長と育成のための貴重な機会でもあるのです。今回は、ビジネスにおける報告書の概要や質の高い報告書の書き方をテンプレート付きでご紹介し、チームメンバーに書き方を指導したり、報告書をメンバーの成長につなげたりする際のポイントを具体的に解説します。
この記事のまとめ
報告書は、ある事柄について相手に報告し、情報を共有するために作成される文書です。ビジネスシーンでは、主に上司・経営層・クライアントなどに向け、業務やプロジェクトの進捗状況や研修の内容、調査や分析の結果、発生したトラブルの経緯などを報告する文書を指します。報告書は社内の情報共有と、それを踏まえた意思決定のための重要なツールといえます。
報告書は、目的や提出する相手などによって、さまざまな種類があります。報告書で伝えるべき情報を見極め、ふさわしい様式を選ぶことが大切です。社内で報告書がフォーマット化されているケースも多く、提出先からの指示がある場合はそれに従いましょう。ここでは、主な報告書の種類と一般的な様式を解説します。
業務やプロジェクトの報告書には、日報や月報、商談の報告書などが含まれます。部署内や社内で業務の進捗状況を共有し、PDCAサイクルを回すために必要な文書です。直属の上司などに提出する場合は、A4用紙1～2枚程度にまとめましょう。箇条書きなどを用いて内容を整理しながら、今後の業務に必要となりそうな情報はなるべく詳細に書くようにします。
また、経営層などに提出する場合は、現場で必要となる細かな情報ではなく、重要なポイントのみをまとめた報告書を作成します。忙しくても一目で内容が理解できるように、要旨を数百字程度で簡潔にまとめるのが望ましいです。
出張や研修に参加した際の報告書は、A4用紙1枚程度に収めるのが一般的です。出張の内容や成果、研修で学んだこと、振り返りなどを簡潔に記載します。研修の報告書については、後ほどテンプレートを紹介しますので、参考にしてみてください。
調査や分析の報告書には社内向けのものと社外向けのものがあり、数ページから数十ページまで、内容によりボリュームも変動します。いずれの場合も冒頭に要旨を付けるなどして、伝えたい結論やポイントがすぐ理解できるようにしましょう。内容を分かりやすくするために、図表などを活用することも有効です。
調査や分析の報告書と同じく、トラブルの報告書にも社内向けのものと社外向けのものがあります。必要に応じて現場の写真などを入れるなど状況を詳しく共有し、今後に向けた再発防止策を明示しましょう。特に、社外向けの報告書においては丁寧な表現を心がけ、誠実な姿勢でお詫びの言葉を述べることが大切です。
報告書はビジネスをスムーズに回すために必要な書類であり、要点を抑えた上で適切な書き方をする必要があります。次に、質の高い報告書を書くための具体的なポイントを解説します。
報告書に何を書くか決めるには、まず「何のために」「誰に向けて」書くのかをきちんと考えることが大切です。報告書の目的と対象に見合った内容、様式を選択し、必要な情報を載せるようにします。
分かりやすい報告書を書くためには、順序が重要になります。まず要点を明示し、続いて詳細を具体的に記述しましょう。読み進めないと結論が分からないような報告書では、読む気が失せてしまい、本当に言いたいことが伝わりません。
必要な情報を過不足なく記載することで、報告書の信頼性が高まります。5W1H（「When：いつ」「Where：どこで」「Who：だれが」「What：何を」「Why：なぜ」「How：どのように」）を意識するだけでも、情報の抜け漏れが少なくなるでしょう。
報告書はあくまでビジネス文書であり、過度のレトリックや情緒的表現は不要です。長文や冗長な表現は、理解の妨げになるため避けましょう。読み手が理解しづらい専門用語は、平易な言葉に置き換えるといった配慮も必要です。
『ですます調』と『である調』を混在させないなどの基本的なルールを守り、文体を統一します。ら抜き言葉やくだけた表現は使用せず、正しい言葉づかいをすることを心がけることが大切です。特に社外向け文書では、ビジネスシーンにそぐわない表現をすることで信用を失う可能性もあるため、細心の注意を払いましょう。
実際に起こった出来事と、報告者の意見や所見は区別できるように書きます。報告者が頭の中で考えているにすぎないことを、あたかも事実であるかのように読み手が受け止めてしまっては、ビジネスに支障をきたします。また、事実を述べるときは曖昧で不確実な表現をするのではなく、具体的で明快な書き方が望ましいです。
利用可能な数字や具体的なデータなどを報告書に盛り込むことで、報告者の主観ではなく客観的根拠に基づいた報告書を作成できます。他人の著作物を引用したり参考にしたりする場合には、ルールに沿った形で記載することが求められますので、注意してください。
文字ばかりの見にくい報告書は、読み手に負担をかけてしまいます。図表・グラフ・写真などを適宜活用することは、視覚的に分かりやすい報告書を作成する有効な手段です。報告する内容が複雑な場合は、図示化できないか意識してみましょう。
では実際に、報告書に記載する具体的な内容の例を見ていきましょう。ここでは、例として「研修報告書」を取り上げます。一般的な研修報告書に記載される項目を紹介しますので、適宜アレンジしてご活用ください。
すべての研修に共通したテンプレートがある場合は、タイトルが「研修報告書」とされていることが多いです。様式が自由な場合は「〇〇研修報告書」などとしてもよいでしょう。
所属している部署などを記入します。
報告者の氏名を記入します。
研修が行われた日時を記載します。
研修が行われた場所を記載します。
研修の名称やタイトルを記載します。
研修の講師の氏名を記載します。
何をテーマにした研修であったかを、簡潔にまとめて記載します。研修名だけでは、研修の主題や狙いが読み手に伝わりません。研修を受講していない人でも一目で分かるよう、研修テーマを端的に説明します。
研修で行われた内容を記載します。どの程度まで詳細に記載するかは紙幅によりますが、十分なスペースがある場合はできるだけ詳しく書いたほうが振り返りにつながります。スペースが限られている場合は、研修のレジュメなどを見ながら学んだ内容を再度自分の言葉でまとめましょう。箇条書きなどを用いて、内容や時系列を整理することも効果的です。
研修を通じて感じたことや、考えたことを整理して記載します。所感や振り返りは、研修報告書の中でも特に重要な項目です。単に「楽しかった」といった感想をそのまま書くだけでは、クオリティーの高い報告書にはなりません。研修はビジネス上、必要であるからこそ受講するものであり、研修を通じて学んだ内容を今後の業務に活かしていくことが重要です。そのため、報告書の「所感・振り返り」の欄には、研修によって得られた知識や技能の活用方法、普段の仕事に対する自分なりの改善案などをしっかり記載するようにしましょう。
上記の項目以外で、気づいたことや書き残しておきたいことがあれば記載します。備考欄は、必ずしも記入しなければならないわけではありません。しかし、研修報告書は研修の担当者や講師にも共有されることがあります。研修受講のお礼、研修のテーマ・内容・実施形態に対するフィードバックや、次回に向けた要望などを記入しておくと、研修の質の向上や関係者のモチベーション向上につながるかもしれません。
自分で報告書を作成するのと、第三者に書き方を指導するのでは、着目すべきポイントが異なります。ここでは、チームメンバーが質の高い報告書を書けるように指導・育成する際のポイントを解説します。
書き方を指導する際は、報告書作成には意義があり、それを読む相手がいることをしっかり伝えましょう。報告書作成は形骸化しがちな作業ですが、自らの業務の進め方を整理し、言語化することは、職務能力の向上に大きくつながります。「報告書は、チームでより良い仕事をするために必要な文書である」という観点で取り組んでもらうことが有効です。
報告書作成の具体的なイメージをつかむためには、実物を見ることが一番の近道です。報告書の前例やテンプレートがあれば、指導の際に活用してください。ただし、テンプレートはあくまでも一例のため、必要に応じて見直しを行い、改善することも必要です。
報告書作成は大切な仕事ですが、それだけに時間をかけるわけにはいきません。そのため、あらかじめ特に重視している点や、目安となるボリュームを抽出しておくのも良い方法です。ポイントを押さえて取り掛かることで、報告書を効率的に作成できるようになります。
報告書にはさまざまな種類があり、状況に応じて適切な書き方を選択することが大切です。報告書作成の際は、読み手の立場に立ち、必要な情報が適切にまとめられているかを意識して臨みましょう。報告書作成は事務的な作業とみなされがちであり、普段の業務においてその意義を意識することは少ないでしょう。しかし、ビジネスをスムーズに回すための重要な手段であり、社内外のコミュニケーションを図るために必要なツールとなります。
また、報告書は書くこと自体が目的ではなく、必要な情報を過不足なく伝えて業務に活かすことが重要です。報告書作成を通じて情報や体験を整理し、言語化することは、書き手の振り返りと成長の機会にもなります。質の高い報告書を書くための指導は、人材育成において有益な機会であるといえるでしょう。アチーブメントHRソリューションズ株式会社は、人材育成と組織開発のプロフェッショナルとして、研修設計や組織開発コンサルティングを行っています。社員の成長を促すマネジメント手法や組織文化づくりをお考えの方は、お気軽にご相談ください。
